Odpowiedź na pytanie postawione w tytule dzisiejszego wpisu pozornie wydaje się bardzo prosta – kasa fiskalna online do pracy mobilnej powinna być przede wszystkim lekka i poręczna. W praktyce jednak okazuje się, że również inne cechy takiego urządzenia mają bardzo duże znaczenie. Niezwykle istotna jest np. współpraca kasy fiskalnej online z Centralnym Repozytorium Kas. O co konkretnie chodzi w przypadku takiej komunikacji?
Stosowanie kasy fiskalnej nieodłącznie kojarzy się z wystawianiem i wydawaniem paragonów. Taki dokument jest bowiem potwierdzeniem zarejestrowania transakcji na wspomnianym urządzeniu. I trzeba go zawsze zrealizować w przypadku obsługi klienta indywidualnego (osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego). Co jednak zrobić w sytuacji, gdy na wydrukowanym paragonie fiskalnym pojawił się oczywisty błąd, wynikający np. z wprowadzenia zbyt dużej liczby produktów bądź usług?
Obowiązkowa wymiana kas fiskalnych offline na online czeka jeszcze kilka grup podatników. Dostosować swoje działalności gospodarcze do nowych wymogów muszą m.in. fryzjerzy, kosmetolodzy, prawnicy oraz lekarze. Co więcej, wspomniane grupy podatników mają na to czas tylko do końca czerwca 2021 roku. Od kolejnego miesiąca, czyli od 1 lipca 2021, będą oni musieli korzystać wyłącznie z urządzeń online. O czym trzeba pamiętać, przygotowując swoją firmę do wymiany kasy fiskalnej?
W dzisiejszym wpisie opowiemy szczegółowo o urządzeniach auto id, które są powszechnie stosowane w wielu działalnościach gospodarczych. Kolektory danych, bo takiej technologii będzie dotyczył nasz poradnik, są z powodzeniem wykorzystywane m.in. w handlu, logistyce i przemyśle. Już we wstępie warto zaznaczyć, że wspomniane urządzenia auto id nie służą wyłącznie do identyfikowania informacji, czyli np. do odczytywania kodów kreskowych. Praktycznie każdy współczesny kolektor danych ma znacznie większe możliwości.
Jeszcze kilka lat temu o elektronicznych paragonach fiskalnych mówiło się jak o rewolucji w sposobie obsługi osób fizycznych. Dziś wiemy już jednak, że obyło się bez drastycznych zmian i wywrócenia do góry nogami całego systemu gospodarczego. Można już wydawać klientom e-paragony, ale cyfrowe dokumenty nie wyeliminowały papierowych dowodów sprzedaży. Co więcej, aby wystawić takie potwierdzenie transakcji, trzeba korzystać z odpowiedniego typu kasy lub drukarki fiskalnej. Urządzenia starego typu nie pozwolą bowiem na zrealizowanie paragonu elektronicznego.
Wybranie i wdrożenie wszystkich urządzeń, które mają funkcjonować w systemie dla firmy, to często niełatwe zadanie. Zwłaszcza wtedy, gdy wcześniej nie mieliśmy do czynienia z różnymi rozwiązaniami technologicznymi dla handlu, usług czy logistyki. Sami z siebie raczej z dnia na dzień nie zaczniemy interesować się np. drukarkami etykiet. Kiedy jednak przyjdzie nam wybrać wspomniane urządzenie, powinniśmy wiedzieć, jakimi kryteriami kierować się przy podejmowaniu decyzji.
Na paragonie fiskalnym muszą się znajdować różne informacje, które dotyczą zarówno danej transakcji, jak i przedsiębiorcy oraz samego urządzenia rejestrującego (kasy lub drukarki). Może się tam znaleźć także NIP nabywcy korzystającego z usług firmy. Nie jest on jednak (NIP klienta) wymagany. Dlaczego jednak paragon fiskalny, który zawiera taki „identyfikator” nabywcy towaru lub usługi, jest wyjątkowym dowodem sprzedaży? Wynika to z dwóch powodów.
Technologie sprzedaży, które łączą w sobie funkcjonalność różnych urządzeń, to w dzisiejszych czasach żadna nowość. Od wielu lat na polskim rynku są dostępne np. wagi etykietujące (z mechanizmami drukującymi) oraz terminale komputerowe z panelami dotykowymi i wbudowanymi czytnikami kart magnetycznych. Kasoterminale to jednak nadal mało rozpowszechnione urządzenia. Czym konkretnie charakteryzują się wspomniane technologie sprzedaży?
Ulga za instalację kasy fiskalnej była przez wiele lat dostępna dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wdrażali w swoich firmach pierwsze urządzenia tego typu. Wszystko uległo jednak zmianie po 1 maja 2019 roku. Wtedy bowiem weszła w życie nie tylko ważna nowelizacja ustawy o VAT, ale także nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. Co konkretnie się zmieniło i kto teraz może skorzystać z ustawowej ulgi?
Wprowadzenie systemu kas fiskalnych online w Polsce jest co prawda przesuwane w czasie, ale raczej nie ma co liczyć na to, że w ogóle nie dojdzie do zmian w funkcjonujących przepisach. A nowe regulacje prawne obejmą również jeden z najważniejszych obowiązków użytkownika urządzenia rejestrującego – przeglądy techniczne. O jakie dodatkowe przepisy konkretnie chodzi i kto najbardziej odczuje planowane zmiany?