Paragony elektroniczne – przepisy i zasady wystawiania takich dokumentów

Jeszcze kilka lat temu o elektronicznych paragonach fiskalnych mówiło się jak o rewolucji w sposobie obsługi osób fizycznych. Dziś wiemy już jednak, że obyło się bez drastycznych zmian i wywrócenia do góry nogami całego systemu gospodarczego. Można już wydawać klientom e-paragony, ale cyfrowe dokumenty nie wyeliminowały papierowych dowodów sprzedaży. Co więcej, aby wystawić takie potwierdzenie transakcji, trzeba korzystać z odpowiedniego typu kasy lub drukarki fiskalnej. Urządzenia starego typu nie pozwolą bowiem na zrealizowanie paragonu elektronicznego.

Cyfryzacja paragonów fiskalnych

W dzisiejszych czasach trudno już wskazać dziedzinę życia, w której nie ma obecnej cyfryzacji (choćby w niewielkim stopniu). Pojawienie się e-paragonów fiskalnych nie powinno więc nikogo dziwić ani bulwersować. To po prostu efekt wielu innych zmian oraz postępu technologicznego, który praktycznie każdego dnia dokonuje się na naszych oczach. Trzeba jednak pamiętać o tym, że e-paragon fiskalny na takie samo znaczenie, jak papierowy dowód sprzedaży z kasy bądź drukarki rejestrującej. Przy zrealizowaniu takiego dokumentu należy więc przestrzegać ważnych przepisów – zarówno ustawy o podatku od towarów i usług, jak i odrębnych Rozporządzeń Ministra Finansów.

Które urządzenie wystawi i prześle e-paragon?

To podstawowy wymóg, z którego należy zdawać sobie sprawę. Na wystawianie paragonów elektronicznych pozwalają wyłącznie kasy i drukarki fiskalne online. Są to urządzenia nowego typu, które przedsiębiorcy mogą stosować od maja 2019 roku (wtedy weszły w życie przepisy w sprawie takich technologii sprzedaży). Kasy i drukarki online cechują się wieloma dodatkowymi rozwiązaniami – nie tylko możliwością zrealizowania paragonu w formie elektronicznej, ale także np. przekazywaniem danych do Centralnego Repozytorium Kas. W każdym razie, jeżeli przedsiębiorca korzysta z urządzenia offline (starego typu, z kopią papierową lub elektroniczną), taka technologia sprzedaży nie pozwoli na wystawienie i przesłanie zafiskalizowanego dowodu sprzedaży w formie cyfrowej.

Za zgodą nabywcy i w sposób z nim ustalony

W tym momencie pora już przejść do konkretów, a więc do Rozporządzenia Ministra Finansów z 21 kwietnia 2020 roku – zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Przepisy te są dostępne tutaj. Wynika z nich jednoznacznie, że paragon elektroniczny można wydać klientowi wyłącznie za jego zgodą i w sposób z nim ustalony. Innymi słowy, nabywca ma prawo do odmowy przyjęcia dowodu sprzedaży w formie cyfrowej. Nie musi również podawać przyczyny takiej decyzji. Zazwyczaj będzie to pewnie wynikało z braku możliwości technicznych. Niektórzy klienci mogą też po prostu uważać elektroniczne dowody sprzedaży za mniej wygodne rozwiązanie (mają do tego prawo). W każdym razie, jeżeli nabywca nie zgodzi się na e-paragon fiskalny, trzeba wówczas wystawić i wydać dowód sprzedaży w formie papierowej.