Jak dopełnić formalności związanych z wymianą kasy fiskalnej na model online?

Obowiązkowa wymiana kas fiskalnych offline na online czeka jeszcze kilka grup podatników. Dostosować swoje działalności gospodarcze do nowych wymogów muszą m.in. fryzjerzy, kosmetolodzy, prawnicy oraz lekarze. Co więcej, wspomniane grupy podatników mają na to czas tylko do końca czerwca 2021 roku. Od kolejnego miesiąca, czyli od 1 lipca 2021, będą oni musieli korzystać wyłącznie z urządzeń online. O czym trzeba pamiętać, przygotowując swoją firmę do wymiany kasy fiskalnej?

Wybór i instalacja kasy online

W tej konkretnej sytuacji przystosowanie swojej firmy do obowiązujących wymogów prawnych warto zacząć od wybrania nowej kasy fiskalnej, która będzie obsługiwała m.in. funkcjonalność online. Musi to być więc urządzenie zapewniające przede wszystkim transmitowanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Z tego bowiem wynika sama konieczność wdrażania urządzeń fiskalnych online w konkretnych działalnościach gospodarczych. Dotychczasowe kasy i drukarki, nazywane także modelami offline, nie obsługują współpracy z CRK.

Wybór i zakup odpowiedniego urządzenia to jednak nie wszystko. Nową technologię sprzedaży trzeba jeszcze prawidłowo zainstalować w przedsiębiorstwie. Od strony technicznej większość czynności wykonuje serwisant, będący zazwyczaj pracownikiem dystrybutora, u którego przedsiębiorca kupił swoją kasę online. Przy instalacji takiego modelu trzeba jednak koniecznie zadbać o dostęp do łącza internetowego. Jest to niezbędne do prawidłowego wdrożenia urządzenia fiskalnego online w firmie. Natomiast samo zapewnienie komunikacji nowej kasy z serwerami Ministerstwa Finansów – zarówno w momencie instalacji, jak i przez cały okres stosowania takiej technologii sprzedaży – jest obowiązkiem podatnika.

Procedura zamknięcia dotychczasowego urządzenia fiskalnego

Oprócz wyboru i instalacji nowej kasy fiskalnej, trzeba również pamiętać o prawidłowym zamknięciu dotychczasowego urządzenia. W innym wypadku poprzedni model nadal będzie widniał w ewidencji Urzędu Skarbowego, co wiąże się m.in. ze zgłaszaniem go do przeglądów (nie rzadziej niż co 2 lata). Jak w takim razie należy to zorganizować? Najlepiej zainstalować urządzenie online i równocześnie rozpocząć procedury niezbędne do wyrejestrowania kasy offline. W tym celu należy zgłosić się do firmy odpowiedzialnej za świadczenie usług serwisowych. To tam stare urządzenie zostanie odczytane (zawartość jego pamięci fiskalnej), co potwierdza protokół sporządzony przez serwisanta. Wspomniany dokument należy później dostarczyć do właściwego Urzędu Skarbowego – wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji US.

Ulga za obowiązkową wymianę kasy fiskalnej

Podatnicy zobligowani do wcześniejszej wymiany dotychczasowych kas fiskalnych na urządzenia online powinni pamiętać także o tym, że przysługuje im tzw. ustawowa ulga. Jeżeli zainstalują wymaganą technologię sprzedaży w odpowiednim terminie, mogą odzyskać do 90% kosztów zakupu nowego modelu (ale nie więcej niż 700 zł). Ponadto, refundacja za kasę fiskalną online przysługuje zarówno podatnikom VAT, jak i przedsiębiorcom zwolnionym z VAT oraz świadczących wyłącznie usługi zwolnione.