Paragony fiskalne z błędami – jak je ewidencjonować?

Stosowanie kasy fiskalnej nieodłącznie kojarzy się z wystawianiem i wydawaniem paragonów. Taki dokument jest bowiem potwierdzeniem zarejestrowania transakcji na wspomnianym urządzeniu. I trzeba go zawsze zrealizować w przypadku obsługi klienta indywidualnego (osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego). Co jednak zrobić w sytuacji, gdy na wydrukowanym paragonie fiskalnym pojawił się oczywisty błąd, wynikający np. z wprowadzenia zbyt dużej liczby produktów bądź usług?

Ewidencja pomyłek na paragonach – co to takiego?

Do ewidencjonowania oczywistych pomyłek na paragonach fiskalnych służy odrębna dokumentacja firmowa. Obowiązek jej prowadzenia wynika wprost z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Co ciekawe, wspomniane regulacje prawne nie definiują konkretnie, jaką formę musi mieć ewidencja oczywistych błędów na paragonach. Podatnik może więc wykorzystać do tego np. zeszyt z odręcznie wykonywanymi adnotacjami lub teczkę czy segregator z odpowiednimi wydrukami. Obowiązkowe nie jest również opisanie takiej dokumentacji danymi firmy czy informacjami na temat stosowanego urządzenia fiskalnego. Warto to jednak zrobić dla zachowania porządku w omawianej ewidencji (zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca używa więcej niż jednej kasy lub drukarki rejestrującej).

Zawartość każdego wpisu do ewidencji oczywistych błędów

Wcześniej wspomnieliśmy o tym, że ewidencja oczywistych pomyłek na paragonach fiskalnych może mieć praktycznie dowolną formę. Co innego w przypadku wpisów, które będą umieszczane w takiej dokumentacji firmowej. Zgodnie z przywołanym Rozporządzeniem MF w sprawie kas rejestrujących, każda adnotacja musi zawierać co najmniej:

  • informację o błędnie zaewidencjonowanej transakcji (z jej wartością sprzedaży brutto i wysokością podatku należnego);
  • krótki opis przyczyn i okoliczności popełnienia pomyłki.

Funkcjonujące w Polsce przepisy wymagają także, aby do wpisu dołączyć oryginał paragonu fiskalnego, który będzie potwierdzał wystąpienie oczywistej pomyłki.

Trzeba też pamiętać o poprawnym zarejestrowaniu transakcji i wydaniu paragonu

Uwzględnienie błędnego paragonu w odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek to nie wszystko, o czym trzeba pamiętać. Podatnik jest również zobligowany do ponownego zarejestrowania danej transakcji na swojej kasie fiskalnej – tym razem z poprawnymi informacjami. Konieczne jest również wydanie klientowi prawidłowego dowodu sprzedaży (paragonu). Taki obowiązek po stronie przedsiębiorcy wynika zarówno z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, jak i z ustawy o podatku od towarów i usług.