Kopia paragonów fiskalnych – jak ją przechowywać?

Kopia paragonów fiskalnych – każdy przedsiębiorca, który korzysta z kasy lub drukarki rejestrującej, powinien kojarzyć to pojęcie. Zdajemy sobie jednak sprawę z tego, że wpisy na naszym blogu są również czytane przez początkujących podatników. Dlatego warto omówić szczegółowo obowiązek, który zawsze towarzyszy stosowaniu urządzenia fiskalnego, a także dostępne współcześnie metody archiwizowania kopii paragonów.

Przepisy i 2 sposoby przechowywania danych

Tak jak wspomnieliśmy, archiwizowanie kopii paragonów to jeden z obowiązków, który zawsze towarzyszy prowadzeniu ewidencji przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej. Nie każdy jednak wie, przez jak długi czas trzeba przechowywać wspomnianą dokumentację. Zgodnie z przepisami, kopię paragonu należy zachować przez 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony i wydany klientowi. Co więcej, w trakcie wspomnianego okresu dane muszą być czytelne i dostępne do sprawdzenia, np. w momencie kontroli przeprowadzanej przez Urząd Skarbowy.

Osobną kwestią jest to, że produkowane obecnie kasy i drukarki oferują 2 sposoby archiwizowania kopii paragonów – papierowy (tradycyjny) lub elektroniczny. Nietrudno zgadnąć, że obydwie metody wiążą się z różnymi rozwiązaniami technologicznymi w poszczególnych urządzeniach fiskalnych. Równocześnie jednak, okres przechowywania danych jest taki sam dla każdego ze sposobów.

Tradycyjna metoda = dokumentacja papierowa

Wielu przedsiębiorców o to pyta, więc spieszymy z odpowiedzią – urządzenia z kopią papierową są zazwyczaj tańsze od swoich „elektronicznych” odpowiedników. Niższa cena ma jednak swoje konsekwencje. Tradycyjne kasy i drukarki wymagają nie tylko stosowania większej ilości materiałów eksploatacyjnych, co oczywiście wiąże się z wyższymi kosztami zakupu rolek termicznych, ale także wiążą się z koniecznością przeznaczenia właściwego miejsca do składowania dokumentów. Jest tak, gdyż podatnik musi dodatkowo zadbać o to, aby papierowa kopia paragonów była czytelna nawet po wielu latach. W takim przypadku dane najlepiej przechowywać w sterylnych warunkach – miejscu chłodnym, suchym i bez dostępu do światła słonecznego.

Elektroniczna kopia paragonów

Urządzenia z kopią elektroniczną są często droższe? Tak, to prawda. W zamian przedsiębiorca zyskuje jednak szereg udogodnień. Po pierwsze, kasa lub drukarka korzysta jednorazowo tylko z 1 rolki papieru. Dzięki temu zmniejszają się wydatki na materiały eksploatacyjne. Jak widać, urządzenie z modułem kopii elektronicznej można uznać za długofalową inwestycję.

Co jeszcze oferują modele tego typu? Przede wszystkim skuteczne zabezpieczenie istotnej dokumentacji firmowej. W przypadku kopii elektronicznej, skopiowanie danych nie stanowi bowiem żadnego problemu. Ważne informacje, zapisywane automatycznie na karcie pamięci znajdującej się w urządzeniu, można dodatkowo umieścić na dysku twardym komputera czy płycie DVD.