Zakup pierwszej kasy fiskalnej – na co zwrócić uwagę?

Rejestrowanie obrotu ze sprzedaży prowadzonej na rzecz osób fizycznych w wielu przypadkach wymaga wydawania paragonów fiskalnych. Do tego natomiast służą „specjalne” urządzenia, czyli kasy lub drukarki. Jak pokazuje praktyka, zakup odpowiedniego modelu do prowadzenia ewidencji wcale nie jest łatwym zadaniem. A jeszcze częściej okazuje się, że jedynie urządzenie dostosowane do potrzeb konkretnej firmy zapewni automatyzację pracy i kompleksowe świadczenie usług. W związku z tym, na jakie kwestie trzeba zwrócić uwagę? Dowiecie się tego z dzisiejszego wpisu.

Podstawowe pytanie: kasa czy drukarka?

To z pewnością jedno z podstawowych zagadnień. Obydwa urządzenia różnią się bowiem sposobem działania, co ma ogromny wpływa na aranżowanie systemu sprzedaży i wykonywanie obowiązków. Kasa fiskalna jest całkowicie autonomicznym rozwiązaniem technologicznym. Może funkcjonować samodzielnie i bez udziału innych urządzeń pozwala na rejestrowanie obrotu. Sytuacja przedstawia się zupełnie inaczej w przypadku drukarki. Za jej pomocą też oczywiście można wystawiać paragony, lecz do pracy niezbędna jest integracja tego urządzenia z komputerem stacjonarnym, laptopem lub terminalem komputerowym. Drukarka fiskalna pobiera bowiem wszystkie informacje, m.in. zdefiniowaną bazę towarową, z oprogramowania sprzedażowego. Ograniczenie? W pewnym sensie tak, ale urządzenia rejestrujące tego typu oferują obsługę od 100 000 do 1 000 000 produktów lub usług. To znacznie więcej, niż kasy fiskalne.

Sposób przechowywania kopii paragonów fiskalnych

Kolejną kwestią, na którą z pewnością trzeba zwrócić uwagę, jest sposób archiwizowania kopii paragonów fiskalnych. Warto pamiętać, że metoda przechowywania tej dokumentacji jest ściśle związana z wyborem konkretnego modelu. Te dostępne na polskich rynku oferują bowiem zapisywanie danych w formie papierowej (tradycyjnej) lub elektronicznej (na karcie pamięci SD lub microSD). Przed podjęciem decyzji należy zdawać sobie sprawę z tego, jakie konsekwencje będą jej towarzyszyły.

Powiedzmy sobie wprost: kasa z papierową kopią paragonów jest w większości przypadków tańsza na starcie. Niemniej, urządzenie tego typu używa 2 rolek, więc w czasie prowadzenia ewidencji wzrastają koszty eksploatacji. Co więcej, właściciel przedsiębiorstwa, który zdecyduje się na taką kasę, musi pamiętać o konieczności składowania papierowych wydruków w sterylnych warunkach – miejscu chłodnym, suchym i bez dostępu do światła słonecznego.

Zakup modelu z elektroniczną kopią paragonów wiąże się z nieco większym wydatkiem na początku. Jednakże, urządzenie jednorazowo używa tylko 1 rolki, więc jego eksploatacja wymaga mniejszych nakładów finansowych na niezbędne materiały. Ponadto, kasa automatycznie zapisuje wszystkie dane i uwalnia od konieczności przeznaczenia dodatkowego miejsca na papierowe dokumenty. Użytkownik może także w prosty sposób powielać te dane. Wystarczy zapisać elektroniczną kopię paragonów na dodatkowym nośniku, np. płycie DVD, albo po prostu na dysku twardym komputera.

Gabaryty – małe, średnie czy duże?

Kasy i drukarki fiskalne kojarzą się nam z dużymi urządzeniami, które zajmują sporo miejsca na stanowisku pracy. Niemniej, czasy się zmieniają, a wraz z postępem technicznym na rynek trafiają coraz mniejsze modele. Współcześnie również małe kasy i drukarki posiadają funkcjonalności, które kiedyś były zarezerwowane jedynie dla obszernych gabarytowo urządzeń. Co więcej, w branży fiskalnej wykształciła się nawet nowa, „mobilna” kategoria. Chodzi o te modele, które doskonale sprawdzają się podczas obsługiwania klientów w terenie, np. w handlu obwoźnym lub przy świadczeniu usług z dojazdem. Osobną kwestią jest to, że nawet urządzenia stacjonarne stały się dziś znacznie mniejsze, niż miało to miejsce kilka/kilkanaście lat temu. Większość kas i drukarek bez problemu zmieści się nawet na stanowisku pracy o ograniczonej powierzchni.

Jak skorzystać ze zwrotu części kosztów?

Nie jest to żadna ciekawostka ani fanaberia, a nadal wielu przedsiębiorców nie wie o tym, że przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej obowiązuje ulga. Zgodnie z przepisami, refundacja kosztów może wynieść nawet do 90% ceny urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł. Co należy zrobić, aby z tego skorzystać? Kluczowe jest przede wszystkim przestrzeganie procedur związanych z instalacją kasy w firmie (zgłoszenie do Urzędu Skarbowego, fiskalizacja).