Jakie raporty fiskalne trzeba wykonywać?

Wiele osób pamięta o tym, że korzystanie z kasy rejestrującej wymaga każdorazowego wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych. Przepisy nie pozwalają na dostarczenie klientowi tego dokumentu w późniejszym terminie, niż moment zapłaty. Rzeczywistość pokazuje jednak jasno, że spora grupa podatników ma problemy z odpowiednim wykonywaniem raportów fiskalnych – dobowych i miesięcznych (okresowych). Czasami można też usłyszeć lub przeczytać o konieczności sporządzania zestawienia rocznego za pomocą kasy lub drukarki rejestrującej. Tym wpisem postaramy się rozwiać Wasze wątpliwości.

Raporty dobowe i miesięczne

Na samym początku warto odpowiedzieć na pytanie, do czego w ogóle służą omawiane tutaj zestawienia? W największym skrócie: raporty fiskalne zawierają przede wszystkim informacje dotyczące obrotu i kwot podatku za daną dobę lub wskazany okres. Pozwalają więc na uzyskanie zestawienia łącznej kwoty sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT oraz kwoty należnego podatku VAT.

Tak jak wspomnieliśmy we wstępie, obowiązkiem podatnika jest wykonywanie raportów dobowych oraz miesięcznych. Już sama nazwa pokazuje, że są to zestawienia zawierające zazwyczaj różną liczbę danych. Raport dobowy trzeba zrealizować każdego dnia, w którym prowadzona była sprzedaż na rzecz osób fizycznych i wystawiano paragony fiskalne. Na szczęście świat się nie kończy, jeśli o tym zapomnimy. Przepisy fiskalne dopuszczają możliwość wydrukowania raportu dobowego następnego dnia, jednak najpóźniej przed zarejestrowaniem pierwszej sprzedaży z nową datą. Istnieje również sytuacja, w której przedsiębiorca nie musi wykonywać tego zestawienia. Mianowicie wtedy, gdy przez całą dobę nie obsłużono żadnego klienta, a więc i nie wystawiono żadnego paragonu.

Raport miesięczny trzeba sporządzać zdecydowanie rzadziej (zazwyczaj), lecz nie oznacza to wcale, że dokument tego typu ma mniejsze znaczenie. Innymi słowy, także nie należy o nim zapominać. A prawo wymaga, aby raport miesięczny wykonywać po zakończeniu miesiąca, w którym prowadzona była sprzedaż – najpóźniej do. 25 dnia kolejnego miesiąca.

Funkcja przypominania w kasach fiskalnych

W dzisiejszych czasach urządzenia rejestrujące tworzone są w taki sposób, aby maksymalnie ułatwić przedsiębiorcom wykonywanie obowiązków. Mowa nie tylko o szybkich mechanizmach drukujących lub klawiszach programowalnych, ale także o funkcji przypominania o wykonaniu zaległego raportu fiskalnego. Dzięki temu przestrzeganie wszystkich procedur jest dużo prostsze, a użytkownik kasy może się skupić na innych zadaniach.

Czy po zakończeniu roku również trzeba wykonywać raport?

W tym momencie trzeba odwołać się do przepisów, które definiują obowiązek wykonywania raportów fiskalnych, czyli do ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku oraz Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z 14 marca 2013 roku. Lektura tych aktów prawnych pozwala stwierdzić, że nigdzie w nich nie ma mowy o konieczności sporządzania zestawienia obejmującego sprzedaż prowadzoną przez cały rok. Niemniej, nie oznacza to wcale, że poprawnie zaprogramowane kasy fiskalne nie umożliwią wykonywania raportów rocznych. Wystarczy ustawić w nich odpowiedni zakres dat – od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku – a wydrukują stosowne zestawienie. Podsumowując: obowiązkowe jest jedynie wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych.